Aunque es algo a lo que estamos habituados a hacer, me gustaría hacer en esta entrada algunas aclaraciones sobre el proceso administrativo del pedido, así como las obligaciones generadas por el mismo.
Se podría definir el pedido como la solicitud que hace una empresa o profesional a un proveedor para que le suministre una determinada mercancía o por una prestación de servicios.
¿A qué estoy obligado cuando realizo o recibo un pedido?
- El pedido obliga al comprador de manera unilateral, pero no crea obligaciones al vendedor hasta que acepta.
- Tiene carácter contractual desde el momento en que se formaliza, y su incumplimiento tiene las mismas consecuencias que el incumplimiento de un contrato de compraventa.
Procesos administrativos que generan los pedidos
Para que sea más entendible, y como una imagen vale más que 1000 palabras a veces, os comparto un esquema en el que se refleja el proceso administrativo que generan los pedidos desde el punto de vista del comprador y del vendedor.
La Formalización de los pedidos a proveedores
Los pedidos a proveedores son tramitados por el departamento de compras por los siguientes medios:
- Correo electrónico, página web. Tienen la ventaja la inmediatez y queda constancia de las condiciones de la operación
- Correo ordinario: Mediante carta comercial que establece las condiciones de la operación. Este tiene la ventaja que es un medio muy formal, pero casi ya no se utiliza por la tardanza e incertidumbre. (hay medios mucho más efectivos)
- Nota de pedido: Se trata de un impreso específico para esta finalidad, que contiene todos los datos necesarios para hacer el pedido.
- Verbalmente: Tiene la ventaja de la inmediatez, pero la desventaja de que no queda constancia de las condiciones y puede dar lugar a diferentes interpretaciones. Es conveniente formalizar por escrito los pedidos que se hagan verbalmente
- Mediante agente o representante comercial: El agente visita al cliente, y si llegan a un acuerdo, rellenan el pedido. El cliente firma el original y acepta las condiciones de venta, los dos se quedan una copia.
Espero haber ayudado a que todos conozcamos cómo realizar y formalizar bien un pedido, su proceso administrativo y a qué nos obliga.
