En entradas anteriores os he hablado de los tipos de facturas y de los elementos que éstas deben contener para tener validez legal. Pero hay información importante sobre las facturas que también es bueno que todos los que emitimos facturas conozcamos.
En esta entrada quiero ampliar la información sobre las facturas, su registro, duplicados, sus plazos de emisión y las excepciones de la facturación.
Duplicados y copias de las facturas
Podrán emitirse duplicados en los siguientes casos:
- En el supuesto de la pérdida del original
- Cuando en una misma operación concurran diversos destinatarios, entonces tendremos que indicar en el original y en los duplicados la parte de la base imponible y de la cuota repercutida a cada uno de ellos.
En cada uno de los duplicados, tienen que constar la expresión «duplicado». Un duplicado tiene la misma eficacia que un original.
En el caso de ser una copia de factura, no tendremos que indicar que se trata de una copia; en consecuencia, no se puede diferenciar el original de la copia de una misma factura.
Excepciones a la obligación de expedir factura
No existe obligación de facturar en las operaciones siguientes:
- Las llevadas a cabo por comerciantes detallistas a los que se les aplica el recargo de equivalencia
- Las operaciones exentas de IVA (excepto servicios sanitarios, inmobiliarios y técnicos)
- Las operaciones llevabas a cabo por los sujetos pasivos que tributan en el régimen simplificado de IVA
Plazos para la expedición de la factura
Dependiendo el tipo de destinatario, existen plazos diferentes de expedición y de envío
- Destinatario que no es empresario ni profesional: Se expedirán al momento de la operación y se enviarán al momento de la expedición
- Destinatario que es empresario o profesional: Se expedirán antes del día 16 del mes siguiente a la operación. Se enviarán en el plazo de un mes a partir de la expedición
- Entregas intracomunitarias: Se expedirán antes del día 16 del mes siguiente a la operación o transporte de los bienes. Se enviarán en el plazo de un mes a partir de la expedición
- Facturas recapitulativas: Si es destinatario es un empresario o profesional, se expedirán antes del día 16 del mes siguiente a la fecha de la operación y se enviarán en el plazo de 1 mes de la expedición.
Conservación de las facturas
Los empresarios o profesionales tienen que conservar los siguientes documentos:
- Facturas recibidas
- Copias de las facturas emitidas.
Los documentos se tienen que conservar con el contenido original, ordenadamente, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, en formato papel o electrónico, y que permita garantizar la conservación, la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, así como el acceso de la Administración tributaria.
Los plazos de conservación que marca la Ley General Tributaria son los siguientes:
- Facturas: 4 años
- Facturas de bienes de inversión mobiliaria: 9 años
- Facturas de bienes de inversión inmobiliaria: 14 años
