Ten en cuenta las siguientes medidas idóneas para evitar que lleves algo tan crucial como la contabilidad de un negocio con reuniones improductivas, un Excel y muchas prisas de última hora:
- Crea protocolos claros y define todos los procesos con el máximo detalle
- Utiliza la tecnología para automatizar y crear un sistema de trabajo
- Elige un software adecuado: completo, intuitivo y acorde con tus necesidades
- Cuenta con un contable competente y en mejora constante
- Audita tus cuentas de manera periódica para evitar problemas
- Registra continuamente los asientos contables, operaciones y justificantes.
- Revisa la facturación para evitar errores administrativos.
- Haz la conciliación bancaria, presenta la documentación y realiza las comunicaciones exigidas en sus plazos.
Crea protocolos y procesos claros
Muchas empresas, especialmente las pequeñas, pueden caer en el error de improvisar en este tipo de tareas. El problema de ir sobre la marcha y de correr el último día de plazo de la Agencia Tributaria es que puede haber fallos, duplicados o muchos otros problemas.
Las operaciones económicas del negocio deben contar con procesos claros y bien definidos. Esto implica dedicar tiempo a ello, pues aunque parezcan horas perdidas, pueden ahorrar mucho tiempo y dinero futuro.
La mejor forma de llevar bien la contabilidad es definir cada proceso con todo lujo de detalles. Además, la tecnología es una gran aliada para definir procesos claros.
¿Por qué vale la pena que no hagas todo con papeles o con hojas de Excel? Aquí tienes razones de peso para que inviertas en tecnología para mejorar en la cual llevas la contabilidad de tu empresa:
- Facilita el trabajo
- Mejora la productividad
- Reduce errores humanos
- Ayuda a tener toda la información ordenada, accesible y centralizada
- Permite que la empresa dependa menos del personal
Este último punto es clave, porque si no tienes los protocolos bien definidos ni cuentas con tecnología que automatice todo, ¿qué pasa si tus contables se ponen enfermos o tienes que cambiar al personal? Un área tan crítica del negocio no puede hacerse de manera improvisada sin una metodología rigurosa.
Esto no significa que no puedas ser flexible dentro de unos criterios, pues cada cual tiene sus preferencias y formas de trabajar que le resultan más cómodas. El reto es encontrar el equilibrio entre mantener un orden coherente y coordinado, dejando un cierto margen para los estilos de trabajo de la persona que se ocupe de ello.
La importancia de tener la persona adecuada y elegir el software adecuado
Los programas informáticos ya no son algo reservado para las grandes corporaciones, porque existe software de este tipo para pequeñas y medianas empresas. A día de hoy tenemos la suerte de contar con programas de contabilidad que nos permiten manejar todo el tema de manera fácil y organizada. Un buen software contable junto con un buen experto contable, serán un tándem imparable en la contabilidad de tu empresa.
Audita tus cuentas de manera periódica
Errar es humano, y por mucho que tengas al contable más competente del mundo y la mejor tecnología para llevar la contabilidad, puede haber fallos de vez en cuando.
Por eso es importante que de manera periódica, por ejemplo una vez al semestre o al año, revises todo para ver que estás al día y en orden. Además, es la mejor forma de poder detectar fugas y oportunidades financieras para mejorar los resultados del negocio.
Conclusión
Como ves, son muchos los aspectos a considerar antes de decidir como llevar la contabilidad de una empresa. No es una ciencia exacta, ni tampoco es lo más difícil del mundo, pero sin duda requiere una metodología clara y contar con las herramientas adecuadas.
Ahora ya sabes la teoría, es el momento de ponerse manos a la obra y empezar a registrar tus operaciones, elegir el programa informático que te conviene y a la persona que hará la «magia contable» ¡Mucha suerte con tu negocio!
