Cuando se es autónomo, además de sentir la emoción de emprender y trabajar en algo que se desea, aparecen dos corrientes de preocupación básicas: la captación de clientes e ingresos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables.
La primera depende de un competitivo mercado de oferta y demanda, si hablamos del cumplimiento fiscal y contable la responsabilidad sólo recae en nosotros mismos. Es obligatorio para el autónomo el llevar una contabilidad, ya lo sabes, y debe hacerse de manera ordenada y adecuada a la actividad que desarrollas. Tiene por finalidad el seguimiento cronológico de tus operaciones y sirve para poder elaborar balances e inventarios de la evolución de tu negocio.
Por ello, implica la obligación de llevar los libros contables. Se trata de los archivos o documentos donde tienes que recopilar toda esa información financiera y económica de manera periódica. Y que estás obligado a conservar a efectos de cualquier revisión por parte de la Administración.
Para qué sirve la contabilidad del autónomo
Tenemos que ver en el proceso contable un aliado para nuestro negocio que esboza más ventajas que inconvenientes. La información contable de un autónomo tiene tres utilidades principales:
Presentar impuestos
Como trabajador autónomo estás obligado a presentar cada tres meses y con carácter anual una serie de modelos de tributarios del IVA e IRPF. Esto es en líneas generales ya que es tu epígrafe de actividad económica el que determina cuáles son tus obligaciones fiscales.
La información contable, que se asienta principalmente en el registro de ingresos y gastos es la base para la realización de las autoliquidaciones y la presentación de declaraciones informativas.
En un mes como el abril, en el que coincide la presentación de los impuestos correspondientes al primer trimestre del año y el inicio de la declaración de la Renta, tener a mano la información contable actualizada es fundamental para que tú o bien tu asesoría fiscal veáis facilitado el cumplimiento de estas obligaciones tributarias que se repiten con periodicidad en el calendario fiscal.
Conocer la situación económica del negocio
Gestionar diariamente la contabilidad de tu negocio te permite conocer de forma fidedigna el estado de tu negocio. Sin esta información actualizada la toma de decisiones se torna difícil y errática. El registro contable tiene su incidencia en el plano fiscal, financiero y presupuestario del negocio.
En definitiva, la contabilidad exigida por Hacienda te servirá para saber en todo momento qué estás ingresando y cuáles son tus gastos.
Cumplir con la llevanza de los libros de registro
El epígrafe de actividad también marca las obligaciones contables del autónomo que consiste básicamente en la llevanza de libros de registro de IRPF e IVA. El conjunto de operaciones realizadas en el seno de la empresa se han de anotar y conservar durante seis años.
De todo la anterior se desprende el hecho de que la contabilidad del autónomo resulta de utilidad para el funcionamiento interno de la empresa, para que Hacienda conozca los movimientos de tu actividad y para que tu asesoría pueda cumplir en tu nombre el conjunto de tus obligaciones tributarias.
¿Y cuáles son los libros de registro obligatorios para el autónomo?
Si estás en Estimación Directa Simplificada estás obligado a llevar los libros de ventas e ingresos, de compras y gastos y de bienes de inversión. Si estás en Estimación Directa Normal estarás obligado a los mismos libros en caso de que desarrolles actividades empresariales sin carácter mercantil. Añadirás el libro de provisiones de fondos y suplidos si desarrollas una actividad profesional.
Y si tributas en el Régimen de Estimación Objetiva o Módulos deberás llevar el libro registro de bienes de inversión, cuando deduzcas amortizaciones; y el de ventas e ingresos, cuando calcules el rendimiento neto de tu actividad teniendo en cuenta tu volumen de operaciones.
Vemos pues, que depende de qué régimen tributamos distinguimos los tipos de autónomos, en estimación objetiva o por módulos (que no tienen obligatoriedad de llevar contabilidad en muchos casos) y los autónomos en estimación directa (Normal o simplificada)
El registro de ventas e ingresos
Esta es quizás la parte más sencilla. Como autónomo estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas y un libro de ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.
Tienes que ir ingresando la información de manera cronológica. Su finalidad es conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, un trimestre, un año… y contabilizar, así, los ingresos generados por tu actividad.
Libro registro de facturas emitidas
En sus hojas debes reflejar la siguiente información:
- Número de factura y, en su caso, serie.
- Fecha de emisión y, si es diferente, también la fecha de realización de la operación.
- Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
- Base imponible.
- Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
- Importe del IVA.
Libro registro de ventas e ingresos
Este libro es obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada. Aquí reflejarás las ventas realizadas por medio de factura y otros ingresos que puedas tener.
Debes incluir:
- Número de anotación.
- Fecha de la operación.
- Nombre, NIF del cliente
- Concepto e importe del ingreso con separación del IVA.
El registro de gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos
Si hablábamos de la importancia que tiene la llevanza de la contabilidad para saber de qué salud goza tu negocio, este libro es la “cara cruz” de la moneda. Aquí controlarás la inversión en gastos necesarios para la obtención de los ingresos. Así podrás saber en todo momento si tu negocio genera beneficios o pérdidas.
Pero cuidado con lo que quieres incluir en las hojas del libro de facturas recibidas ya que solo determinados gastos pueden ser inscritos y, posteriormente, considerarse fiscalmente deducibles. Recuerda que tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad.
Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:
- Libro de registro de facturas recibidas.
- Libro de registro de bienes de inversión.
- Libro de registro de compras y gastos.
Libro de registro de facturas recibidas
El más conocido y, quizás, también el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Básicamente estás ante un listado de todas las facturas que hayas recibido a lo largo de un periodo de tiempo y que reflejan las compras que hayas realizado (ya sea de bienes o servicios) para desarrollar de manera óptima tu actividad.
En este primer libro tienes que hacer constar:
- La fecha de la factura y fecha de la realización de la operación si consta en el documento y es diferente.
- El número de factura.
- Nombre o razón social del emisor y NIF.
- Base imponible del IVA.
- Tipo aplicable.
- Cuota de IVA soportada.
Libro de registro de compras y gastos
En este libro contable debes incluir tanto las compras que hayas realizado con factura, así como los gastos para los cuales no dispongas de una, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.
Son de vital importancia porque también serán deducibles en el IRPF y te harán ahorrar dinero a la hora de presentar tus impuestos.
Como te explicábamos en líneas superiores son gastos afectos al desarrollo de tu actividad e imprescindibles para la misma. Para entenderlo fácilmente, hablamos de gastos como las propias cuotas de la Seguridad Social de las que, aunque no tienes una factura de la Administración sí que posees un recibo del banco en el que se acredita que has efectuado el pago.
Del mismo modo: determinados impuestos, seguros… Pero también el tique que pueden darte en una librería por comprar material de oficina o un cartucho de tinta para tu impresora, siempre que puedas acreditar, eso sí, que dichos gastos se encuentran relacionados con tu actividad.
En el libro de gastos tendrás que incluir:
- El número de recibo.
- Fecha en que se produce el gasto.
- Proveedor (nombre o razón social y NIF).
- Importe del gasto con separación del IVA.
- Concepto.
Un último apunte para conocer es que los libros contables deben ser llevados con claridad y por orden de fechas. Y, si incurres en error, debes hacer una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión. Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.
Libro de registro de Bienes de Inversión
La primera duda a resolver es qué es un bien de inversión.
La Agencia Tributaria considera “bien de inversión” a efectos de IVA (diferente al concepto de “inmovilizado” a efectos del IRPF) todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio. Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores, o incluso, un vehículo.
No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos “bienes de inversión” y es que su importe sin IVA debe ser superior a 3.000 euros.
La segunda duda a resolver es obvia: ¿qué debes incluir en este libro de bienes de inversión?
- Bienes debidamente individualizados.
- Datos para identificar las facturas y documentos de cada bien.
- Fecha de comienzo de utilización, prorrata definitiva y regularización anual.
Y hasta aquí esta entrada con los puntos más básicos para la contabilidad del autónomo. La contabilidad y los registros son algo muy importante como hemos visto, ya que debe reflejar sobretodo el estado de nuestro negocio (beneficio o pérdidas) además de un control sobre las operaciones (cobros pendientes, …). También evidentemente es fundamental para presentar nuestros impuestos, ya que AEAT podrá comprobar nuestras declaraciones con lo apuntado en los libros, y ni que decir tiene que tiene que cuadrar. Es por esto, que lo mejor es delegar las tareas contables para autónomos a profesionales que sepan gestionarlas adecuadamente. En AdminPymes somos profesionales formados y con experiencia en la contabilidad para autónomos. Puedes contactar conmigo si tienes alguna duda al respecto, estaré encantada de ayudarte.
