En una entrada anterior que hablaba de las facturas y los elementos que ésta debía contener, definía la factura como el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
El reglamento de facturación, regulado en el Real Decreto 1619/2012, establece la obligación de los empresarios y profesionales de expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que se lleven a cabo en el desarrollo de su actividad.
El sistema de facturación está basado en dos tipos de facturas: La factura completa (ordinaria) y la factura simplificada, aunque como veremos a partir de éstas surgen algunas variantes más.
Así pues, los tipos de facturas existentes son:
- Factura ordinaria: Es el tipo de factura que se usa con más frecuencia y documenta una operación comercial, bien sea de compraventa o de prestación de algún servicio. Este tipo de factura tiene que contener como mínimo los siguientes datos: Número y serie, fecha de expedición, fecha de realización de la operación documentada, Número identificación fiscal (NIF), nombre y apellidos o denominación social, domicilio del expedidor y del destinatario, descripción de las operaciones, tipos impositivos, cuota tributaria y el monto total resultante.
- Factura simplificada: Las facturas simplificadas sustituyen a los comunes «tickets» y tienen un contenido más reducido que las facturas completas. La información que tiene que contener una factura simplificada: número, fecha expedición, NIF, nombre o denominación social de quien la expide, identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados, tipo de IVA aplicado, y también opcionalmente la opción «Iva incluido», importe total. La factura simplificada podrá emitirse cuando:
- Lo escoja el emisor, y el importe de la operación a facturar no exceda los 400€ Iva incluido,
- Cuando se tenga que expedir una factura rectificativa
- Cuando el importe no supere los 3000€ Iva incluido, para las siguientes operaciones: ventas al detalle, ventas o servicio de ambulancia, ventas o servicios al domicilio del consumidor, transporte de personas y equipajes, servicios de hostelería y restauración, servicios de peluquería y estética, utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, servicios de tintorería, autopistas…
- Factura electrónica: Es el documento electrónico equivalente a la factura en papel. La expedición de la factura electrónica está condicionada a que el destinatario de su consentimiento, que no hace falta que sea expreso, ya que se puede interpretar que si el destinatario recibe la factura en formato electrónico, da su conformidad y la paga, presenta su consentimiento tácito. Para que tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa tiene que cumplir los requisitos exigibles en toda factura completa, y estar firmada mediante firma electrónica basada en un certificado reconocido.
- Factura recapitulativa: Existe la posibilidad de expedir facturas por períodos mensuales, es decir, se pueden incluir en una sola factura las operaciones llevadas a cabo en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que se hayan hecho dentro del mismo mes natural. Tendrán que ser expedidas, como máximo, el último día del mes natural en el que se hayan llevado a cabo las operaciones que se documentan, y en todo caso, antes del día 16 del mes siguiente.
- Factura rectificativa: Se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior porque la misma no cumpla los requisitos establecidos por la Ley o si se produce devolución de productos, de envases o embalajes, o bien cuando se producen descuentos o bonificaciones posteriores a la operación. También por resolución firme que deje sin efecto o modifique las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario de la factura. Esta factura debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar. Existe la posibilidad de rectificar varias facturas en una sola factura rectificativa. Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en un único documento de rectificación, siempre que se identifiquen todas las facturas rectificadas. La factura rectificativa contiene los requisitos comunes de todas las facturas, pero además también contiene: Datos que identifican la factura rectificada como por ejemplo el número de factura y la fecha de expedición, la rectificación que se lleva a cabo, la condición de factura rectificativa, los motivos que causan la rectificación y el tipo impositivo y la cuota repercutida tienen que reflejar la rectificación efectuada bien indicando directamente el importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo) o bien consignándolas como quedan al rectificarlas en cuyo caso se especificará también el importe de la rectificación.
- Factura proforma: Esta factura documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez. Además es muy importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma, de modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.
Espero que con esta entrada quede un poco más claro qué tipos de facturas existen y cuáles son las formas de emisión para que tengan validez legal. En próximas entradas os contaré sobre los plazos de conservación, las excepciones de facturación, y algunos elementos más que es interesante que conozcamos.
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