La gestión administrativa de ventas comprende todos los procedimientos, decisiones, acciones de supervisión , control y evaluación que tienen lugar en la empresa y que se relacionan con las operaciones de venta.
El objetivo primordial de la gestión administración de ventas es realizar una adecuada gestión de los procesos con clientes. En general, todo lo que tenga que ver con operaciones de venta.
Pero, ¿Para qué queremos administrar las ventas? Pues para disponer de información relevante, no solo para ofrecer un mejor servicio a los clientes, sino también para conseguir mejores precios a los proveedores. En las grandes empresas el departamento administrativo de ventas tiene que estar muy ligado al departamento de compras, la fluidez y comunicación son claves, para mejorar procesos y agilizarlos. En las Pymes y pequeños negocios, esta tarea muchas veces es realizada por la misma persona, o bien, por el empresario mismo, cosa que puede quitarle el tiempo necesario para realizar otras gestiones importantes, o también puede ocurrir que se descuide este tipo de gestión administrativa de ventas. Una solución a este problema consiste en delegar una o varias tareas administrativas a través de la externalización de servicios administrativos . La externalización de servicios administrativos tiene muchas ventajas para la empresa.
Constantemente, las empresas tienen contratiempos con proveedores, productos que son devueltos porque el cliente no los quiere y otros que se han roto por el camino. Es, por tanto, de suma importancia tener el control de todo lo que se vende, cómo llega, cuando lo hace y dónde se almacena.
Funciones del departamento administrativo de ventas
Administrar las ventas no solo es registrar todo lo que tenga que ver con una venta, sino que va más allá. Ofrece la posibilidad a las empresas de adecuarse a las tendencias de mercado, desarrollar nuevos productos más útiles o incluso invertir lo necesario en publicidad. A continuación, se detallan las funciones principales de la administración de ventas:
- Planificar la estrategia de venta: Deben colaborar mano a mano con el equipo de marketing. No se trata solo de hacer buena publicidad o transmitir una buena experiencia al consumidor o cliente final. Una estrategia de venta va mucho más allá y tiene en cuenta todos los factores posibles que tienen que ver con la venta.
- Análisis de costes y beneficios: Se deben tener en cuenta estimaciones de beneficios y costes. Ver si la planificación está avanzando según lo previsto, comprobar por qué se desvía y qué hacer para solucionarlo. Identificar, por tanto, si el error se encuentra dentro de la organización o se trata de causas externas a la misma.
- Estudios de mercado: De nuevo, debe trabajar mano a mano con el equipo de marketing. Las conclusiones de los estudios de ambos equipos pueden ser diferentes. El éxito reside en poner puntos en común y extraer conclusiones que redunden en beneficio de las ventas de la empresa.
- Relaciones con clientes y proveedores: Tener buenas y, a veces, duraderas relaciones con clientes y proveedores resulta esencial. Con los clientes, por un lado, porque son los que compran los productos o adquieren un servicio. Y, al mismo tiempo, con los proveedores. Si los proveedores no atienden a las necesidades de la empresa en tiempo y forma, el proceso de ventas podría verse afectado.
El proceso de la gestión administrativa de ventas
La gestión administrativa de ventas de una compañía comprende tres procesos de decisión y actuación fundamentales:
- Planificar: Debemos responder a distintas preguntas. ¿Qué vamos a vender?¿Cómo vamos a hacerlo?¿Dónde?¿A quién? Y muchas más preguntas. Lo importante es tener un plan antes de pasar al siguiente paso. Por decirlo de alguna manera, la empresa debe trazar una ruta, no llegará lejos si se mantiene a la deriva. Incluso, para aquellos casos no planificados debe generar un plan de acción.
- Ejecutar: Una vez planificado, toca ejecutar, cumplir los plazos y los presupuestos. Si el plan se cumple, las probabilidades de éxito por parte de la empresa aumentan.
- Evaluar y controlar: Se trata de ir midiendo, en la medida de lo posible, que todo se está cumpliendo y que se está haciendo bien. Evaluar al personal y la planificación forma parte del tercer paso del proceso.
Este proceso que es continuo debe servir para ir mejorando aquello que no esté bien e ir potenciando aquello que dé buenos resultados.
En las actividades relacionadas con el proceso administrativo de ventas (solicitud, expedición y entrega de los productos o servicios),se generan lo siguientes tipos de documentos:
- El presupuesto
- El pedido
- Carta o nota de transporte
- Albarán de entrega
- Factura
- Registros
¿Por qué la gestión administrativa de ventas es útil en la empresa?
La administración de ventas es imprescindible para la gran mayoría de empresas. No basta con desarrollar un producto muy bueno, que sea de mucha calidad e incluso sea barato. Esto no es suficiente. Si el proceso de ventas falla, todo esfuerzo será en vano.
Algunas razones por los que es útil la administración de ventas.
- Mantiene al día a compradores y vendedores.
- Facilita el seguimiento y cierre de las ventas.
- Evalúa el proceso de ventas, detectando cuellos de botella que dificultan el proceso de ventas
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