En tu negocio, una de las actividades más importantes se realiza en el proceso de facturación. Podemos definir la factura como un documento comercial que registra la información de una venta o una prestación de un servicio.
Pero una factura es algo más que un simple documento comercial:
- Se trata de un documento o prueba física de que una operación se ha realizado entre dos partes, de forma legal y satisfactoria.
- Se demuestra también que la operación es válida y que se han pagado los impuestos correspondientes.
En definitiva, la factura es el qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de una actividad comercial entre cliente y empresa.
Después del gran esfuerzo que un autónomo o empresa realizan para conseguir clientes y finalmente facturar, es aún más importante, cobrar por estos servicios y/o productos ofrecidos.
Por eso, realizar una factura en condiciones y con las características idóneas, te permitirá agilizar el proceso de cobro de la factura que emitas. O mejor dicho, si no realizas la factura adjuntado los detalles e información necesarios, facilitas a tu cliente la posibilidad de que no te pague, o bien, se alargue en el tiempo.
Definamos pues los elementos esenciales que toda factura debe contener
1.-Información de tu negocio (Autónomo o Empresa)
El primer punto en una factura es indicar los datos de tu negocio. Datos fiscales y datos de contacto. Si eres Autónomo, tu nombre y apellidos, y si eres empresa, la razón social. Además, debes indicar la dirección completa y el número de identificación fiscal (NIF). También evidentemente debes incluir los datos de contacto, teléfono, correo electrónico.
2.-El Logo de tu Empresa o Negocio
Aunque no es obligatorio, si es muy recomendable introducir en la factura el logo comercial de tu negocio. Añadirlo, te permite transmitir una imagen más profesional hacía tus clientes. Además, genera un gran y rápido impacto visual, relacionando para el cliente fácilmente la factura con su proveedor. Si eres Autónomo, puedes utilizar una marca comercial para diferenciarlo de tu identificación fiscal.
3.-Información relativa a la Factura
Aunque parezca obvio, es totalmente obligatorio indicar la palabra “Factura” dentro del documento. Añadirla o no, provoca diferencias legales en el documento.
También debes indicar, de manera obligatoria, el numero asignado a la factura, y esta numeración obligatoriamente tiene que ser correlativa. Es decir: 0001, 0002, 0003, 0004. No obstante, no existe necesidad de empezar la numeración a partir de 0. Es decir, una empresa de nueva creación, podría empezar su numeración a partir de 00050, 00051, 00052, etc… Normalmente, se utiliza esta técnica para no indicar a tus Clientes que son las primeras facturas que realizas. La factura debe contener la fecha de emisión de manera obligatoria.
4.-Información relativa al Cliente
Como en el caso del emisor de la factura, en el documento también deben aparecer todos los datos fiscales del cliente. Nombre o razón social, dirección de la empresa y número de identificación fiscal.
Es importante que no existan errores en esta información. Tanto para la empresa que emite como para el cliente que recibe la factura. Si un Cliente dispone de una factura, sin esta información en ella, no podrá deducirse el IVA correspondiente.
5.-Importes totales de la factura
Los importes que deben aparecer como totalizados son:
- Base Imponible. La suma de la cantidad facturada de productos o servicios
- En el caso de que hayamos aplicado algún descuento a nuestro cliente, deben aparecer tanto el % descuento aplicado, así como el importe total en euros. La suma de la cantidad facturada menos el descuento será la nueva Base Imponible
- Deben aparecer también visibles en la factura el tipo impositivo (IVA) aplicado ,(Recuerda, que según tu negocio y productos o servicios ofrecidos, el IVA puede ser del 4%, 10% o 21%) así como también deberás indicar el importe del IVA en euros.
- En algunos casos, también tocará que apliquemos el % de retención del IRPF, normalmente el 15%, en el caso de que nuestra factura sea a autónomos o profesionales independientes.
- Finalmente, tiene que aparecer en la Factura el importe total.
Para ser más entendible lo pondré tipo fórmula:
BASE IMPONIBLE – RETENCIÓN IRPF + IVA = TOTAL DE LA FACTURA
6.-Método de cobro
Uno de los elementos más importantes dentro de una Factura. Como hemos comentado, cobrar la factura, en ocasiones, se convierte en un proceso delicado. Y es por ello, que plasmar las condiciones de cobro en la factura, y que estas sean aceptadas por tu cliente, te permitirá y ayudará a no encontrarse en posibles situaciones de morosidad.
Es muy recomendable, yo diría obligatorio, indicar el método de cobro: Efectivo, Transferencia, Domiciliación Bancaria, etc. También se debe indicar la fecha de vencimiento: A fecha factura, 30 días, 60 días… (recuerda que el máximo legal son 60 dias por ley)
Finalmente, y para facilitar el cobro, deberías indicar el número IBAN que te pertenece y donde recibirás el dinero.
7.-Otros datos
Forma de transporte: En este apartado indicaremos la forma de transporte elegida, así como el medio de transporte y la fecha de envío. Esta información no es obligatoria pero si muy recomendable.
Observaciones: Aunque no es obligatorio indicarlo en una Factura, si es muy interesante, plasmar por escrito aquellos conceptos que deben estar claros por las dos partes. Para ello, siempre es recomendable disponer de un apartado “Observaciones” dentro del documento de la factura.
Esta es la información que debe contener la factura, algunos datos son obligatorios y otros datos puede que no necesitemos incluirlos (como forma de transporte por ejemplo, u observaciones) . Pero sobretodo, la factura que emitamos tiene que ser entendible para nuestro cliente. Existen muchos tipos de plantillas para facturas en excel, google sheets, pero lo recomendable es poder realizarlas desde un programa de facturación adecuado para ello, existen muchos en el mercado,algunos más sencillos y otros más completos ( por ejemplos los ERP), pero todos cumplen con la normativa.
En AdminPymes utilizamos un software en la nube para confeccionar las facturas y llevar el control de registros, vencimientos, contabilidad etc. La ventaja de utilizar esta herramienta en la nube, es que nuestros clientes, tienen total acceso a la información de su empresa, desde cualquier lugar donde se encuentren.
Si estás interesado en la externalización de tu facturación, ponte en contacto con nosotros y te aconsejaré cuál es la mejor opción para tí.
