Siguiendo con los documentos que se generan en el proceso administrativo, hablaré hoy del albarán, o también llamado nota de entrega.
Pues bien, empezaré con la definición, y se puede decir que un albarán es el documento que acompaña la mercancía en el momento que se entrega al comprador. También se considera albarán el documento que acredita la prestación de un servicio.
El albarán no es un documento de uso obligatorio, pero es una documento de prueba esencial para acreditar la entrega o puesta a disposición del material vendido o del servicio prestado al cliente. La factura, por si misma, no prueba la realización de una operación comercial y necesita siempre un albarán debidamente firmado por el cliente, con el que da su conformidad con la mercancía entregada o el servicio prestado.
Mediante el albarán podremos acreditar los siguientes hechos:
- La salida de la mercancía del almacén del vendedor
- La recepción de la mercancía por el comprador
- La realización del transporte
Clases de albaranes
Los albaranes se pueden emitir de dos formas, valorados o sin valorar:
- Albarán valorado: Figuran los precios unitarios y el total de la operación
- Albarán no valorado: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, no los precios.
En ambos casos, el albarán tiene que tener los siguientes datos:
- Número de albarán
- Pedido al que corresponde
- Identificación del vendedor y del comprador
- Lugar y fecha de emisión
- Descripción de la mercancía
- Unidades que se envían
- Lugar de entrega y medio de transporte utilizado.
Comprobación de los productos recibidos.
La puesta a disposición y entrega del producto/os al comprador queda acreditada si éste (o algún representante suyo, empelado, socio o familiar debidamente identificado) firma el albarán en prueba de conformidad con el material recibido. Desde ese momento, nace la obligación de pago y el cómputo de los plazos de reclamación y/o devolución.
Cuando la mercadería llega al almacén, deben de hacerse las siguientes operaciones:
- Comprobar si la fecha de recepción es la prevista
- Verificar que la mercadería recibida es la que se indica en el albarán
- Comprobar también que la mercancía recibida corresponde a la mercancía que pedimos
- Comprobar que la hemos recibido en prefectas condiciones
Si no hay ninguna incidencia, firmaremos una copia y la devolveremos al vendedor, y otra copia la archivaremos en espera de la recepción de la factura y la comprobación que los datos concuerdan.
Incidencias
Estas son algunas de las incidencias más frecuentes y las consecuencias, según establecen el Código Civil y el Código de Comercio:
- Incumplimiento de plazo fijado para la entrega: El comprador en este caso puede optar entre resolver el contrato, o exigir el cumplimiento.
- Inclumplimiento en lo que respecta a la cantidad y la calidad del producto: Si no se cumple con la cantidad, el comprador puede negarse a recibir una parte, pero si acepta la entrega parcial, queda consumada la venta por en lo que respecta a la cantidad recibida. Si no se cumple con la calidad pactada, el comprador puede devolver la mercadería o bien exigir la entrega de la calidad pactada.
- Existencia de vicios en la mercancía: Vicios evidentes, son los externos y apreciables por el comprador. Los vicios ocultos, son los que no pueden ser detectados a primera vista por el comprador. En ambos casos el comprador podrá optar entre la resolución de contrato, o el cumplimiento de lo pactado
Plazos de reclamación
El comprador tiene podrá reclamar en estos plazos:
- Por defecto apreciables a primera vista: En el momento de la entrega
- Por defectos evidentes si la mercancía está embalada: en un plazo máximo de cuatro días contados des de la entrega
- Por vicios o defectos ocultos: En los 30 días siguientes a la entrega.
Una vez transcurridos los plazos sin haber efectuado ninguna reclamación, el comprador queda obligado al pago sin poder oponerse posteriormente, aunque en nuestro albarán hayamos puesto el sello de : «Confome salvo examen»
Pues hasta aquí esta entrada, que aunque son cosas que cualquier empresario o autónomo puede estar habituado a hacer rutinariamente, es bueno siempre tener una base y tener claras ciertas cuestiones. ¡Espero que esta entrada os haya servido de ayuda!
